Командні мітинги - це про комунікацію, вирішення нагальних питань і можливість "синхронізуватися". Але що, якщо ваші мітинги стали нагадувати хаотичне спілкування і залишають відчуття даремно витраченого часу? Потрібно терміново це виправляти!
EvoTalents - рекрутингова IT агенція з віддалено-розподіленою командою
Минулого року наша команда зіштовхнулася з кількома проблемами під час мітингів:
- Загальні дзвінки, 1:1 мітинги виходили за таймінг. У результаті, з'являлася невизначеність у плануванні наступних дзвінків;
- Учасники дзвінків нерівномірно брали участь: хтось говорив більше, а хтось "відмовчувався". Нам хотілося залучати всіх учасників, особливо під час обговорення питань, які впливали на всю команду;
- Мітинги з хаотичною аджендою, коли учасники, навпаки, говорили навперебій "про все і ні про що";
- Презентації з knowledge sharing займали надто багато часу - від півтори до двох годин;
- Відсутність follow-ups після загальних дзвінків.
- Щоб зробити наші мітинги корисними, ми провели вебінар з Іллею Рябцевим, Director of Product Development в Oracle. Ділимося нашими нотатками і сподіваємося бути корисними!
1. Модерація мітингу
В ідеалі, модератор - це окрема роль у мітингу. Модератор стежить за тим, щоб учасники дотримувалися адженди, не виходили за таймінг, рівномірно залучалися до обговорення. В ідеалі, модератор не зацікавлений у дискусії і присвячує себе модерації, а не участі. Проте досвідчений модератор також може давати собі слово і контролювати дискусію.
Якщо потрібно, модератор може зупинити учасника і дати слово іншим або почати обговорення нової теми. Для модератора немає правила "Перебивати - неввічливо" :)
Кому краще віддати роль модератора? Якщо в команді хтось проявляє ініціативу і хоче взяти цю роль на себе, чудово! Також можна передавати роль модератора кожному члену команди по черзі.
Функції модератора на мітингу:
- Переконатися, що мета і завдання обговорення чітко позначені.
- Переконатися, що повідомлення або запитання мовця відповідає меті. Якщо модератору незрозуміло, він може зупинити учасника й уточнити, чи співвідноситься його меседж із метою.
- Дати слово тим, хто хоче висловитися. Наприклад, можна домовитися про сигнал: піднята рука або запитання в чаті допоможуть модератору це зрозуміти.
- Стежити за таймінгом і нагадувати цілі та завдання учасникам, якщо потрібно.
- Резюмувати мітинг узагальнюючи, але не спотворюючи сенс. Якщо в модератора є сумнів, що сенс передано правильно, краще перепитати.
Головні інструменти модерації рекрутингових агенцій it
Для себе ми виділяємо кілька інструментів.
По-перше, корисно ділитися екраном, де у вигляді mind map або нотаток буде записано мету, завдання та підсумки мітингу, і кожен учасник зможе переглянути їх у будь-який момент зборів.
По-друге, для запитань ми домовляємося про руку в Zoom або повідомлення в чаті. Не обов'язково одразу ж відповідати на запитання, головне, зафіксувати його, щоб повернутися пізніше і не забути обговорити.
Просте правило, про яке багато хто забуває - м'ютити звук у себе, щоб інші не відволікалися. За необхідності, примусовий мьют інших учасників для комфорту інших.
І, звичайно ж, Meeting notes. Стикалися з тим, що після мітингу складно згадати і записати все найважливіше, що на ньому було? Лайфхак: робити нотатки під час мітингу і фіналізувати їх після зустрічі.
2. Управління таймінгом
Напевно, ви теж стикалися з цим: спочатку всі учасники довго "розгойдуються", потім довго закінчують розмову. У підсумку мітинг затягується в часі, а до обговорення нагальних справ можна і не дійти.
Щоб вирішити дилему: "дозволяти розкутість у дискусії чи суворо контролювати розмову", Ілля радить застосовувати кілька прийомів:
Створити регламент зустрічі. Важливо визнати, що ідеальної формули проведення мітингу немає і важливо дивитися за ситуацією. Якщо ми бачимо, що команда затягує мітинг, ми переходимо до наступного питання і навпаки: якщо команда не втягується, дозволяємо спілкуватися більш розкуто.
Виділити початок мітингу під неформальне спілкування. Як правило, перші 5 хвилин мітингу йде на збір усіх членів команди. Таким чином, початок мітингу можна приділити для неформального спілкування і small talk.
Структурувати своє повідомлення. Чули про принцип піраміди Мінто? Барбара Мінто описала підхід до ділового спілкування, у якому повідомлення слідує структурі:
- Головне - на початку. Так ми гарантовано встигаємо озвучити головну думку і принесемо користь, навіть якщо мітинг затягнеться або перерветься.
- Деталі залишаємо після головної, вступної частини. Деталізуємо наше повідомлення в міру необхідності та наявності вільного часу.
- Розділяти питання щодо ресурсу. Уявімо собі, що тема обговорюється вперше або дискусія спірна. Як бути, якщо учасники ставлять багато запитань? У такому разі, краще залишити запитання, які вимагають більше часу, на кінець мітингу і відповідати на короткі запитання під час спілкування.
Підбивати підсумки заздалегідь. Кінець мітингу передбачає підбиття підсумків. Важливо пам'ятати, що на резюмування теж потрібен час. Починаємо резюмувати за 5-10 хвилин, не після закінчення мітингу.
3. Залучення учасників
Для початку, варто визнати, що нерівномірне залучення - це нормально :) У кожній команді є люди, які люблять висловлювати свою думку, а є ті, хто приєднуються до вже висловленої думки.
Крім того, бувають різні причини, через які учасники мітингу воліють мовчати. Наприклад, поки вийшло дочекатися своєї черги - забув, що сказав. У такому разі корисно робити нотатки або відразу ж написати запитання в чат.
Іноді почуття такту ("Мітинги і так затягуються, що я буду говорити?") не дає висловити свою думку. Щоб впоратися з цим, можна спробувати модерувати мітинг самому, щоб поліпшити особисту і командну самоорганізацію. Використання принципу піраміди Мінто теж стане в пригоді, щоб встигнути донести ключову думку
Коли здається, що вашу думку вже хтось сказав, не завадить резюмувати своє висловлювання - може виявлятися, що ви неправильно зрозуміли співрозмовника або додасте щось від себе в дискусію.
Висновки
Найпоширеніші причини, через які затягуються мітинги, це дисбаланс між розкутістю у спілкуванні (коли починається "хаос" і всі забувають про адженду) і контролем (учасники не висловлюються і почуваються скуто).
Які кроки допомагають покращити мітинги:
- Ввести окрему роль модератора, який спрямовуватиме учасників.
- Будувати повідомлення та адженду за пірамідою Мінто: від найголовнішого до деталей.
- Керувати таймінгом. Розділяти час на "поговорити" і у справі, чітко позначити перехід до обговорення і час для нього та попередньо озвучувати адженду.
- Проводити ретроспективу. Давати оцінку корисності мітингу, для цього зручно користуватися шкалою. Крім того, давати зворотний зв'язок модератору: відзначити плюси і запропонувати, що можна поліпшити.
Не бійтеся експериментувати і пробувати інструменти, які працюватимуть саме для вашої команди.